Toimistokaupan puitesopimus kannattaa yritykselle silloin, kun toimistotarvikkeita, kalusteita tai tulostustarvikkeita ostetaan säännöllisesti ja hinnat halutaan sopia etukäteen. Tämä artikkeli on tarkoitettu hankintapäällikölle, talouspäällikölle tai yrittäjälle, joka miettii, kannattaako yksittäisistä tilauksista siirtyä sopimusasiakkaaksi ja millaisia yritysasiakkaan alennuksia on realistista saada. Hyvin neuvoteltu sopimus säästää rahaa, mutta vielä enemmän se säästää työaikaa, joka muuten kuluisi hintojen vertailuun ja laskujen selvittelyyn.
Mitä puitesopimus käytännössä tarkoittaa
Puitesopimus on yrityksen ja toimistokaupan välinen raamisopimus. Siinä sovitaan hinnoittelun periaatteet, toimitusehdot, laskutus ja sopimuskausi, mutta ei välttämättä tarkkoja ostomääriä. Tilaukset tehdään sopimuksen aikana tarpeen mukaan.
Tyypillinen sopimus kattaa toimistotarvikkeet, kuten mapit, kansiot, kopiopaperin ja tulostimen värikasetit. Laajemmissa sopimuksissa mukana voi olla toimistokalusteet, kuten säätöpöydät, työtuolit ja arkistokaapit, sekä toimistotekniikan huolto. Sopimuskausi on yleensä 1-3 vuotta, ja siihen liittyy usein optio 1-2 lisävuodesta.
Rajaus on hyvä tehdä selväksi heti alussa. Erikoispaperit ja painotuotteet hankitaan usein paperikaupoista, eivätkä kodin huonekalut kuulu toimistokaupan valikoimaan. Kun sopimuksen tuotealue on liian laaja, kaikki tuotteet joudutaan ostamaan yhdeltä toimittajalta, vaikka osa niistä löytyisi muualta selvästi edullisemmin.
Millaisia alennuksia yritysasiakas voi saada
Alennukset rakentuvat yleensä kolmesta osasta. Ensimmäinen on ydinvalikoiman sopimushinnasto, eli 50-200 eniten ostettua nimikettä, joille sovitaan kiinteät hinnat. Toinen on yleisalennus listahinnoista muille tuotteille. Kolmas on projektialennus isoille kalustehankinnoille.
Toimistotarvikkeissa yleisalennus jää usein noin 10-25 prosenttiin, ja ydinvalikoiman hinnoissa päästään tätä parempiin hintoihin. Toimistokalusteissa listahinnat ovat suomalaisessa käytännössä lähtötaso, josta ison projektin hinta neuvotellaan. Kun 10-30 hengen pk-yritys kalustaa uuden toimiston, alennus listahinnoista voi olla selvästi kaksinumeroinen. Tämä koskee niin Martelan, Iskun ja Vepsäläisen kotimaisia mallistoja kuin tuontikalusteitakin.
Raha ei ole ainoa neuvoteltava asia. Kokenut ostaja kysyy myös toimitusrajaa (esimerkiksi ilmainen toimitus yli 150 euron tilauksista), kokoontoimituksia, 30 päivän maksuaikaa, palautusehtoja ja kalusteiden takuuta. Ne voivat olla vuoden aikana arvokkaampia kuin pari prosenttiyksikköä lisää alennusta.
Myytti: puitesopimus takaa aina halvimman hinnan
Yleisin väärinkäsitys on, että sopimusasiakas maksaa automaattisesti vähiten. Kun alennus lasketaan listahinnasta, sen arvo riippuu siitä, miten listahinta kehittyy. Jos toimittaja nostaa listahintoja 8 prosenttia, 20 prosentin alennus tuntuu sopimusasiakkaan laskussa paljon pienemmältä.
Myös verkkokauppojen kampanjahinnat voivat hetkellisesti alittaa sopimushinnan esimerkiksi näyttöjen tai tulostimien kohdalla. Tämä ei tarkoita, että sopimus olisi huono. Se tarkoittaa, että sopimukseen pitää kirjata hinnantarkistusten ehdot: kuinka usein hintoja voidaan muuttaa, mihin indeksiin muutokset sidotaan ja miten paljon etukäteen niistä ilmoitetaan.
Näin neuvottelet toimistokaupan puitesopimuksen
Ammattilainen aloittaa omista ostotiedoista eikä toimittajan esitteestä. Kun edellisen 12 kuukauden laskut käydään läpi, nähdään todellinen ostovolyymi ja eniten ostetut tuotteet. Pohjatyön jälkeen eteneminen on suoraviivaista:
1. Laske vuosivolyymi ja listaa 50-100 eniten ostettua nimikettä määrineen.
2. Pyydä tarjous vähintään 2-3 toimittajalta samalla tuotelistalla, jotta hinnat ovat vertailukelpoisia.
3. Vertaa kokonaiskustannusta: tuotehinnat, toimitusmaksut, laskutuslisät ja tilaamiseen kuluva aika.
4. Neuvottele hinnantarkistusten ehdot, sopimuksen kesto ja irtisanomisaika.
5. Sovi seurantatapaamiset, esimerkiksi kerran puolessa vuodessa.
Isoissa hankinnoissa tarjouspyynnön rakenne ratkaisee paljon. Siitä on kerrottu tarkemmin artikkelissa toimistokaupan tarjouspyyntö isoon hankintaan. Pienemmälle yritykselle kevyempi malli voi olla parempi, sillä kanta-asiakkuus tuo usein osan samoista eduista ilman muodollista sopimusta.
Esimerkki käytännöstä: tamperelaisessa 25 hengen tilitoimistossa toimistotarvikkeet tilataan kolmesta eri paikasta sen mukaan, kuka sattuu tilaamaan. Laskuja tulee kuukaudessa 6-10, eikä kukaan tiedä, mitä kopiopaperilaatikko oikeasti maksaa. Kun ostot keskitetään yhteen sopimukseen ja yhteen kuukausilaskuun, suurin hyöty syntyy taloushallinnolle ja tilaamisesta vastaavalle henkilölle.
Etätyö, julkiset hankinnat ja vastuullisuus
Suomalaisessa hybridityössä puitesopimuksen pitäisi ulottua myös kotitoimistoihin. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan huolehtimaan työergonomiasta, ja monessa yrityksessä etätyöntekijälle hankitaan työtuoli, näyttö tai säätöpöytä. Kun sopimukseen kirjataan toimitukset suoraan työntekijän kotiosoitteeseen, esimerkiksi Rovaniemellä tai Joensuussa asuvan työntekijän työtuolia ei tarvitse ensin kuljettaa Helsingin toimistolle.
Julkisella sektorilla tilanne on erilainen. Hankintalaki edellyttää kilpailutusta, kun kansallinen kynnysarvo ylittyy (tavaroissa ja palveluissa 60 000 euroa ilman arvonlisäveroa). Valtion virastot käyttävät usein Hanselin yhteishankintasopimuksia, ja Senaatti-kiinteistöt vaikuttaa valtion toimitilojen suunnitteluun. Hankintalain mukaisen puitejärjestelyn enimmäiskesto on pääsääntöisesti neljä vuotta.
Vastuullisuus on noussut monen yrityksen hankintakriteeriksi. Sopimukseen voi kirjata kalusteiden takaisinoton, kunnostettujen kalusteiden saatavuuden tai ympäristömerkittyjen toimistotarvikkeiden osuuden. Nämä ehdot kannattaa neuvotella heti alussa, koska niitä on vaikeampi lisätä sopimukseen jälkikäteen.
Yleisimmät virheet sopimusneuvotteluissa
Alennusprosenttiin tuijottaminen. 30 prosentin alennus kalliista listahinnasta voi tulla kalliimmaksi kuin 15 prosentin alennus kohtuullisesta hinnasta. Vertailu kannattaa aina tehdä euromääräisenä samalla tuotekorilla.
Liian pitkä sitoutuminen ilman irtisanomisehtoa. Kolmen vuoden sopimus ilman mahdollisuutta irtisanoa sitä huonon toimitusvarmuuden vuoksi jättää ostajalle vähän keinoja. Sopimukseen kannattaa kirjata palvelutasoehdot, kuten toimitusaika 1-3 arkipäivää, ja seuraus siitä, jos tavoite ei täyty.
Sopimuksen unohtaminen allekirjoituksen jälkeen. Jos työntekijät jatkavat ostoksia muualta, sopimuksen volyymit eivät toteudu ja seuraavassa neuvottelussa yrityksen asema on heikompi. Ostot pitää ohjata sopimustoimittajalle, esimerkiksi tilaustunnuksilla ja ohjeistuksella.
UKK
Kuinka suuri ostovolyymi tarvitaan puitesopimukseen?
Kiinteää rajaa ei ole, mutta muodollinen sopimus alkaa yleensä kiinnostaa toimistokauppaa, kun ostot ovat muutamia tuhansia euroja vuodessa. 1-3 hengen yritykselle yritystili tai kanta-asiakkuus on usein riittävä ratkaisu.
Voiko puitesopimuksen hintoja muuttaa kesken sopimuskauden?
Voi, jos sopimuksessa on hinnantarkistusehto. Hyvässä sopimuksessa on määritelty, kuinka usein hintoja voidaan tarkistaa, mihin perusteeseen muutos sidotaan ja kuinka paljon etukäteen siitä ilmoitetaan, tyypillisesti 1-3 kuukautta.
Kattaako sama sopimus sekä toimistotarvikkeet että kalusteet?
Voi kattaa, mutta usein on järkevämpää sopia isoista kalustehankinnoista erikseen projektikohtaisesti. Kalusteprojekteissa alennus, asennus ja aikataulu neuvotellaan aina tapauskohtaisesti, ja erillinen kilpailutus tuottaa yleensä paremman tuloksen.
Ennen kuin allekirjoitat
Toimistokaupan puitesopimus toimii, kun se perustuu omiin ostotietoihin, toimittajien vertailuun ja selkeisiin ehtoihin hintojen tarkistamisesta. Alennusprosentti on vain osa kokonaisuutta. Toimitusvarmuus, laskutus ja toimittajan kyky palvella myös etätyöntekijöitä vaikuttavat arjessa usein enemmän. Ohjeita sopivan kumppanin löytämiseen on artikkelissa näin vertailet toimistokauppoja ja löydät parhaan kumppanin. Käytännön vinkki: vertaile tarjouksia aina samalla 20-30 tuotteen korilla, niin hintaerot näkyvät euroina.