Toimistokauppojen vertailu kannattaa aloittaa ennen kuin yhtäkään tarjousta on pyydetty. Yrittäjä, joka kalustaa 10-30 hengen toimistoa, tai hankintapäällikkö, joka vastaa satojen etätyöntekijöiden työpisteistä, säästää eniten silloin, kun hän tietää etukäteen, mitä liikkeiltä pitää kysyä. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten vertailet toimistokauppoja järjestelmällisesti ja löydät kumppanin, joka hoitaa sekä ensimmäisen hankinnan että seuraavat viisi vuotta.
Hyvin tehty vertailu tuo säästöä, mutta suurin hyöty tulee muualta. Kaupasta, joka toimittaa ajallaan, asentaa huolellisesti ja hoitaa takuuasiat ilman jahkailua, tulee osa toimiston arkea eikä jatkuva päänsärky.
Mitä toimistokauppojen vertailussa oikeasti verrataan
Moni vertailee pelkkiä tuotehintoja. Se on ymmärrettävää, koska hinta on helpoin luku nähdä. Sähkösäätöisen työpöydän hinta voi vaihdella perustason 300-450 eurosta ammattilaiskäytön 700-1 200 euroon, ja ergonominen työtuoli maksaa 250-1 500 euroa. Tuotehinta on kuitenkin vain yksi osa kokonaiskustannusta.
Kokenut hankkija katsoo ensin kokonaiskustannusta koko elinkaarelle. Siihen kuuluvat kuljetus, kantaminen, asennus, pakkausjätteen poisvienti, takuu, varaosien saatavuus ja mahdollinen takaisinosto tai kierrätys. Kymmenen säätöpöydän tilauksessa pelkkä asennus voi olla 30-80 euroa pöydältä. Jos yksi kauppa sisällyttää sen hintaan ja toinen ei, halvemmalta näyttävä tarjous voi lopulta olla kalliimpi.
Toinen tärkeä asia on erikoistuminen. Toimistokaupat eroavat toisistaan enemmän kuin päältä näyttää. Osa myy pääasiassa toimistokalusteita, kuten työpöytiä, kulmatyöpöytiä, neuvotteluhuoneen pöytiä ja arkistokaappeja. Osa keskittyy toimistotekniikkaan, kuten monitoimitulostimiin, paperisilppureihin ja laminointilaitteisiin, ja osa audiovisuaalisiin neuvotteluratkaisuihin. Paperitavarat ja kopiopaperi ostetaan usein paperikaupasta ja kodin huonekalut huonekaluliikkeestä, joten kaikkea ei kannata yrittää saada samasta paikasta.
Näin vertailet toimistokauppoja vaihe vaiheelta
Ammattilainen aloittaa tarvekartoituksesta eikä kaupoista. Kirjaa ylös henkilömäärä, työpisteiden määrä, hybridityön osuus, neuvotteluhuoneiden koko ja aikataulu. Suomessa etätyö on yleistä, joten 20 hengen yrityksessä voi riittää 12-14 kiinteää työpistettä. Sen sijaan kotitoimistoihin tarvitaan säätöpöytiä ja työtuoleja, jotka toimitetaan suoraan työntekijöiden koteihin eri puolille maata.
Kun tarve on selvillä, vertailu etenee järkevästi seuraavassa järjestyksessä:
1. Rajaa 3-4 kauppaa, joiden valikoima ja toiminta-alue vastaavat tarvettasi.
2. Lähetä kaikille täsmälleen sama tarjouspyyntö, jossa on määrät, mitat ja toimitusehdot.
3. Pyydä hinnat erikseen tuotteille, kuljetukselle, asennukselle ja jätteiden poisviennille.
4. Tarkista takuuehdot, varaosien saatavuus ja huollon vasteaika.
5. Kysy referenssejä samankokoisista kohteista ja soita ainakin yhdelle.
Tarjouspyynnön muotoilu ratkaisee paljon. Jos pyyntö on epämääräinen, tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia. Isoissa hankinnoissa kannattaa tutustua siihen, miten toimistokaupan tarjouspyyntö isoon hankintaan rakennetaan niin, että vastaukset voidaan laittaa rinnakkain.
Paikallinen liike vai valtakunnallinen toimija
Helsingissä, Tampereella ja Turussa vaihtoehtoja on runsaasti. Pohjois-Suomessa ja pienemmillä paikkakunnilla tilanne on toinen. Siellä paikallinen liike, jolla on oma asennustiimi, voi olla arvokkaampi kuin 15 prosentin alennus etelästä tilattuna, varsinkin jos rikkoutuneen säätöpöydän moottorin vaihtaminen vaatisi muuten huoltomiehen matkan Oulusta.
Valtakunnallinen toimija on vahvoilla, kun yrityksellä on työntekijöitä ympäri Suomea. Kotimaisilla valmistajilla, kuten Martelalla ja Iskulla, on laajat jälleenmyyjäverkostot, joten sama malli on saatavilla eri kaupungeissa. Tällä on merkitystä silloin, kun halutaan yhtenäinen ilme ja yhtenäiset varaosat.
Työnantajan vastuu korostuu etätyössä. Työturvallisuuslaki velvoittaa huolehtimaan työergonomiasta myös silloin, kun työtä tehdään kotona, ja Työterveyslaitos on antanut suositukset työpisteen säädöistä. Kauppa, joka toimittaa ja asentaa säädettävän työpisteen suoraan kotiin, ratkaisee käytännön ongelman, johon pelkkä tuotehinta ei vastaa. Asennuksen laatu ja aikataulut kannattaa selvittää etukäteen, ja toimistokalusteiden asennuspalvelu yritykselle on yksi tärkeimmistä vertailukohdista.
Myytti: suurin alennus kertoo parhaasta kumppanista
Yleinen harhaluulo on, että listahinnasta annettu 30-40 prosentin alennus kertoo edullisesta kaupasta. Toimistokalusteiden listahinnat ovat usein lähtökohta neuvottelulle, joten alennusprosentti ei kerro paljoakaan. Kahden kaupan nettohinnat voivat olla lähes samat, vaikka toinen mainostaa kaksinkertaista alennusta.
Merkittävämpää on, mitä tapahtuu toimituksen jälkeen. Jos ergonomisen työtuolin kaasujousi pettää kolmantena vuonna, ratkaisevaa on, kauanko vaihto kestää, eikä se, paljonko tuolista aikanaan sai alennusta. Hyvä kumppani sopii pitkästä yhteistyöstä myös kirjallisesti, ja toimistokaupan kanta-asiakkuus yritykselle voi tuoda kiinteät hinnat, nopeammat toimitukset ja nimetyn yhteyshenkilön.
Yleisimmät virheet toimistokauppaa valitessa
Vain yksi tarjous. Kiireessä tilataan siitä kaupasta, joka vastaa ensimmäisenä. Ilman vertailukohtaa ei tiedetä, onko hinta 10 vai 40 prosenttia markkinatason yläpuolella.
Toimitusajan ohittaminen. Valmistajan varastossa olevan säätöpöydän toimitus kestää 1-2 viikkoa, tilaustuotteen 6-10 viikkoa. Toimistomuutto, jossa kalusteet saapuvat kuukauden muuttopäivän jälkeen, tarkoittaa työntekijöitä taittopöytien ääressä.
Kierrätyksen unohtaminen. Kestävä kehitys on noussut monen yrityksen hankintaperusteeksi, ja julkisella sektorilla Senaatti-kiinteistöjen kaltaiset toimijat painottavat vastuullisuutta. Kysy, ottaako kauppa vanhat kalusteet takaisin, myykö se kunnostettuja tuotteita ja paljonko poisvienti maksaa. Vastaus voi tuoda satojen eurojen eron.
Poikkeuksiakin on. Jos 1-3 hengen mikroyritys tarvitsee yhden säätöpöydän ja yhden tuolin, laaja kilpailutus ei ole vaivan arvoinen. Silloin riittää, että tarkistaa takuun, palautusoikeuden ja kuljetushinnan ja tilaa.
UKK
Montako toimistokauppaa kannattaa kilpailuttaa?
Yleensä 3-4 kauppaa riittää. Pienemmällä määrällä hintataso jää epäselväksi, ja suuremmalla määrällä tarjousten vertailu vie enemmän aikaa kuin siitä on hyötyä.
Kannattaako kalusteet ja toimistotekniikka ostaa samasta kaupasta?
Ei välttämättä. Kalusteliikkeen tulostinvalikoima on usein suppea, ja monitoimitulostimen huoltosopimus kannattaa tehdä toimistotekniikkaan erikoistuneen myyjän kanssa. Yksi toimittaja helpottaa laskutusta, mutta harvoin hoitaa kaikkea yhtä hyvin.
Mistä tunnistaa luotettavan toimistokaupan?
Luotettava kauppa antaa kirjalliset ja eritellyt tarjoukset, kertoo toimitusajat tarkasti ja nimeää takuuajat tuotekohtaisesti. Lisäksi se pystyy kertomaan referensseistä, jotka ovat samankokoisia kuin oma hankintasi.
Viimeinen vinkki ennen allekirjoitusta
Ennen tilauksen vahvistamista käy pyytämässä kaupalta kokeiltavaksi yksi työtuoli ja yksi säätöpöytä viikon ajaksi. Moni kauppa suostuu, kun kyseessä on yli 10 työpisteen tilaus. Viikon käytössä paljastuu, onko pöydän moottori äänekäs, ovatko tuolin säädöt käyttäjien mielestä selkeät ja kestääkö pinta arkikäyttöä.
Kun vertailet toimistokauppoja kokonaiskustannuksen, erikoistumisen, toimituskyvyn ja jälkihuollon perusteella, löydät todennäköisesti kumppanin, joka on hyvä valinta vielä vuosien päästä.