Toimistomuutto viikonlopun aikana kuulostaa usein mahdottomalta: perjantaina iltapäivällä työpisteet ovat vielä käytössä, ja maanantaiaamuna pitäisi päästä töihin uuteen tilaan. 10-30 hengen yritykselle se onnistuu hyvin, kun suunnittelu alkaa 6-8 viikkoa etukäteen ja jokaiselle tunnille on sovittu tekijä. Tämä artikkeli on kirjoitettu yrittäjälle, toimistopäällikölle ja hankinnoista vastaavalle, joka haluaa siirtää kalusteet, tekniikan ja arkiston ilman, että asiakkaat huomaavat katkoa.
Tiivis aikataulu ei ole este. Ongelmat syntyvät yleensä siitä, että muuttoa kohdellaan kuljetuksena, vaikka se on oikeasti purku-, kuljetus- ja asennusprojekti.
Miksi toimistomuutto viikonlopun aikana kannattaa
Suurin hyöty on menetettyjen työpäivien välttäminen. Jos 20 hengen asiantuntijayrityksen työpäivä katkeaa kahdeksi päiväksi, menetetty työaika on helposti kymmenien tuhansien eurojen arvoinen. Viikonloppumuuton lisäkustannus jää tähän verrattuna pieneksi.
Toinen hyöty on rauha. Kun toimistossa ei ole ketään, kantajat liikkuvat vapaasti, hissiä ei tarvitse jakaa ja tietoliikenteen voi katkaista ilman, että kenenkään Teams-palaveri keskeytyy.
Suomessa vahva hybridityökulttuuri tekee viikonloppumuutosta vieläkin helpomman. Moni tiimi voi tehdä maanantain etänä, jolloin uuteen toimistoon riittää aluksi muutama valmis työpiste.
Aikataulu perjantaista maanantaihin
Kokenut muuttokoordinaattori laatii aikataulun taaksepäin maanantaiaamusta. Kaikki, mitä ei ehditä kokeilla sunnuntai-iltaan mennessä, on riski.
Toimiva rytmi 15-25 hengen toimistolle näyttää tältä:
Perjantai klo 14-20: työntekijät pakkaavat omat tavaransa, IT irrottaa näytöt ja tietokoneet, ja säätöpöydät ajetaan alimpaan asentoon ennen kuin virrat katkaistaan.
Lauantai klo 7-17: kalusteiden purku, kuljetus ja kantaminen uusiin tiloihin pohjapiirroksen mukaan.
Sunnuntai klo 9-16: kalusteiden kokoaminen, säätöpöytien kytkentä, tekniikan asennus ja verkkoyhteyksien testaus.
Sunnuntai-ilta: tarkastuskierros, jossa jokainen työpiste käynnistetään kerran.
Tarkempi esimerkki eri vaiheiden kestoista löytyy artikkelista asennuksen aikataulu uuteen toimistoon. Lokakuusta helmikuuhun kannattaa muistaa, että Etelä-Suomessakin pimeää on jo neljän jälkeen ja Pohjois-Suomessa aiemmin. Uuden tilan valaistuksen pitää siis toimia jo lauantaina, eikä sitä voi jättää viimeiseksi.
Kalusteiden siirto: mitä puretaan ja mitä ei
Kaikkea ei kannata purkaa. Kiinteä työpöytä kulkee usein kokonaisena, jos ovet ja hissi ovat riittävän leveitä. Kulmatyöpöytä ja suuret neuvotteluhuoneen pöydät lähes aina puretaan, koska niiden pöytälevy ei mahdu porraskäytävään tai hissiin.
Sähkösäätöinen työpöytä on kalusteista herkin. Rungon voi siirtää kokonaisena, mutta pöytälevy kannattaa irrottaa, jos runko on teleskooppimallia ja kuljetusmatka on pitkä. Ohjausyksikön ja moottorikaapelien liittimet merkitään teipillä ennen irrotusta. Muuten sunnuntaina joku etsii, mihin liittimeen mikäkin johto kuuluu.
Työtuolit siirretään yleensä sellaisenaan. Kokenut kantaja laskee kaasujousen alas ja kääntää käsinojat sisään, jolloin pakettiautoon mahtuu selvästi enemmän tuoleja.
Arkistokaapit ja lukittavat kaapit tyhjennetään aina. Täysi neljän laatikon arkistokaappi voi painaa yli 100 kg, ja laatikoiden kiskot vääntyvät kuljetuksessa. Kassakaappi on oma lukunsa: sen siirtäminen vaatii kalustoa ja usein erillisen tilauksen erikoistuneelta kuljettajalta.
Kuljetuksen vaihtoehdoista ja hinnoittelusta kerrotaan lisää artikkelissa toimistokalusteiden kuljetus.
Toimistotekniikka ja arkisto vaativat omat ohjeensa
Laserkopiokone ja monitoimitulostin ovat raskaita ja herkkiä. Osassa laitteista on kuljetuslukko tai värikasetit pitää poistaa ennen siirtoa, jotta väriainetta ei leviä laitteen sisälle. Jos laite on leasing-sopimuksella, sopimus voi vaatia, että siirron tekee huoltokumppani. Tarkista tämä ennen kuin omat kantajat koskevat laitteeseen.
Projektori, neuvottelunäyttö ja videoneuvottelulaitteet pakataan alkuperäisiin laatikoihin, jos ne on säilytetty. Seinäkiinnitteiset näytöt vaativat uudessa tilassa poraamista, ja betoniseinään kiinnittäminen vie aikaa. Moni toimisto käyttää siksi ensimmäiset viikot lattiajalustalla olevaa näyttöä.
Paperiarkisto pakataan numeroituihin laatikoihin, ja laatikkonumerot merkitään hyllyjärjestelmän paikkoihin uudessa tilassa. Henkilötietoja sisältävät kansiot kulkevat lukittavassa laatikossa tai yrityksen omassa autossa. Muutto on myös luonteva hetki ajaa vanhat, säilytysajan ylittäneet asiakirjat paperisilppurin läpi tai tilata tietoturvallinen hävitys.
Myytti: muuttofirma hoitaa kaiken
Yleinen oletus on, että kun muuttofirma on tilattu, yrityksen ei tarvitse tehdä muuta. Tavallinen muuttofirma kuitenkin kantaa ja kuljettaa, mutta ei välttämättä osaa koota sähköpöytiä, säätää ohjausyksiköitä tai asentaa akustisia paneeleja.
Toimistomuuttoon erikoistunut kalusteasentaja tuntee esimerkiksi Martelan, Iskun ja Vepsäläisen runkorakenteet ja tietää, mitkä osat kannattaa purkaa. Isommassa muutossa toimiva yhdistelmä on usein muuttofirma kantamiseen ja kalusteasentaja kokoamiseen. Lisää asentajan valinnasta löytyy artikkelista toimistokalusteiden asennuspalvelu yritykselle.
Poikkeus: 1-3 hengen mikroyrityksen kotitoimistosta tai pienestä toimistohuoneesta muuttaminen onnistuu usein itse vuokrapakettiautolla. Raskaat kaapit kannattaa silti jättää ammattilaisille. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan huolehtimaan, ettei työntekijöitä kuormiteta vaarallisilla nostoilla, eikä tämä velvollisuus katoa viikonloppuna.
Yleisimmät virheet viikonloppumuutossa
Hissin ja lastauslaiturin varaus unohtuu. Monessa toimistotalossa hissi pitää varata kiinteistöhuollosta, ja viikonloppuna huoltoa ei välttämättä tavoita. Varaus kannattaa tehdä samalla viikolla, kun muuttopäivä lyödään lukkoon.
Uusia kalusteita tilataan samalle viikonlopulle. Jos toimitus myöhästyy viikolla, koko aikataulu kaatuu. Uudet kalusteet kannattaa toimittaa uuteen tilaan 1-2 viikkoa ennen muuttoa.
Pohjapiirros puuttuu kantajilta. Ilman numeroitua piirrosta kalusteet jätetään sinne, mihin ne ensin mahtuvat, ja sunnuntai kuluu siirtelyyn. Jokaiseen kalusteeseen tarra, jossa on huoneen ja paikan numero.
Muuton yhteydessä huomataan usein, että osa kalusteista on tarpeettomia. Käyttökelpoiset tuolit ja pöydät kannattaa myydä tai kierrättää käytettyjä toimistokalusteita myyvän liikkeen kautta, jolloin niitä ei tarvitse kuljettaa uuteen tilaan ollenkaan. Toimistopaperit ja muut paperitarvikkeet kannattaa täydentää paperikaupasta vasta uudessa tilassa, ja kodin huonekalut kuuluvat huonekaluliikkeisiin, eivät toimistomuuttoon.
UKK
Paljonko toimistomuutto viikonlopun aikana maksaa?
Hinta riippuu matkasta, kerroksista ja tavaramäärästä. Viikonlopputyöstä peritään yleensä lisää arkipäivään verrattuna, joten pyydä tarjous molemmille vaihtoehdoille ja vertaa niitä menetettyjen työpäivien kustannukseen.
Montako hlöä viikonloppumuutto vaatii?
15-25 hengen toimistossa tyypillinen ryhmä on 4-6 kantajaa ja 1-2 kalusteasentajaa sekä yrityksen oma yhteyshenkilö, joka on paikalla koko ajan ja tekee päätökset.
Kuinka aikaisin muutto pitää suunnitella?
Vähintään 6-8 viikkoa etukäteen. Kiireisinä kuukausina, kuten loppukesällä ja vuodenvaihteessa, muuttofirmojen viikonloput varataan vielä aiemmin.
Yhteenveto: maanantaiaamu ratkaisee
Onnistuneen viikonloppumuuton tunnistaa siitä, että maanantaina kahvinkeitin, verkko ja vähintään puolet työpisteistä toimivat. Tähän päästään, kun purku alkaa perjantaina, uudet kalusteet ovat valmiina ennen muuttoa ja jokaisella kalusteella on numeroitu paikka.
Viimeinen käytännön vinkki: varaa maanantaille yksi asentaja paikalle 2-4 tunniksi. Säätöpöydän virheilmoitus tai väärin kytketty näyttö korjautuu silloin vartissa eikä jää kuukaudeksi.