Isoa kalustetilausta valmisteleva hankintapäällikkö tai yrittäjä joutuu usein päättämään kymmenien työtuolien tai säätöpöytien hankinnasta pelkän esitteen ja lyhyen näyttelykäynnin perusteella. Mallikappaleet ja kalusteiden kokeilu omassa toimistossa ennen tilausta pienentävät virheostoksen riskiä huomattavasti. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten koekäyttö järjestetään, mitä sen aikana mitataan ja milloin siitä ei ole hyötyä.
Miksi mallikappaleet kannattavat isossa hankinnassa
Kun 20 hengen toimistoon tilataan ergonomiset työtuolit 600-900 euron kappalehinnalla, kokonaissumma nousee helposti 12 000-18 000 euroon. Jos valittu malli ei sovi puolelle henkilöstöstä, ongelma näkyy selkävaivoina ja tyytymättömyytenä vuosien ajan. Toimistotuolin käyttöikä on tyypillisesti 8-12 vuotta.
Mallikappaleiden kokeilu maksaa tähän verrattuna vähän. Moni toimistokauppa ja kalustetoimittaja lainaa yritysasiakkaalle 2-5 mallikappaletta 1-4 viikoksi, usein maksutta tai pientä kuljetusmaksua vastaan, kun tilaus on kokoluokaltaan merkittävä. Käytännöt vaihtelevat liikkeittäin, joten ehdot kannattaa kysyä jo ennen kuin tarjouksia aletaan vertailla.
Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan huolehtimaan työpisteiden ergonomiasta. Koekäytöstä jää dokumentoitu peruste valinnalle, ja siitä on hyötyä myös työsuojelun näkökulmasta.
Yleinen myytti: näyttelytilassa istuminen riittää
Moni olettaa, että 10 minuuttia showroomissa kertoo tuolista tarpeeksi. Näin ei ole. Lyhyt istuminen kertoo lähinnä ensivaikutelman, eli onko tuoli pehmeä ja näyttääkö se hyvältä. Istuinpehmusteen painuminen, selkänojan mekanismin jäykkyys ja käsinojien osuminen pöydän reunaan selviävät vasta täysillä työpäivillä.
Sama koskee sähkösäätöisiä työpöytiä. Näyttelyssä moottorin ääni hukkuu taustahälinään, mutta hiljaisessa avokonttorissa 50 desibelin hurina voi alkaa ärsyttää. Pöydän heilunta seisomakorkeudessa näkyy vasta, kun pöydällä on kaksi näyttöä ja käyttäjä kirjoittaa näppäimistöllä.
Työterveyslaitoksen ohjeissa korostetaan työpisteen säätämistä käyttäjän mukaan. Säädettävyyttä ei voi arvioida, ellei sitä pääse kokeilemaan omalla kehollaan ja omilla työvälineillään.
Kalusteiden kokeilu askel askeleelta
Kokenut kalustesuunnittelija aloittaa rajaamalla vaihtoehdot. Kymmenen tuolimallin kierrätys toimistossa sotkee arvioinnin, kun taas 2-3 mallia pitää vertailun hallittavana. Toimiva koekäyttö etenee yleensä näin:
1. Valitse testiryhmä, jossa on eripituisia ihmisiä. Mukaan kannattaa ottaa ainakin yksi alle 160 cm ja yksi yli 190 cm pitkä käyttäjä sekä joku, jolla on selkä- tai niskavaivoja.
2. Sovi koejaksoksi vähintään 5 työpäivää per käyttäjä. Yhden päivän kierto ei riitä.
3. Laadi lyhyt arviointilomake: istuinsyvyys, selkätuki, käsinojat, säätöjen helppous ja vapaa kommentti asteikolla 1-5.
4. Kokeile kalusteita todellisessa käytössä omien näyttöjen, telakoiden ja kaapelien kanssa.
5. Kirjaa tulokset ja kysy toimittajalta, voiko valittuun malliin tehdä muutoksia, esimerkiksi vaihtaa istuinosan kokoa.
Ergonomisten tuolien kokeilussa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen, miten tuolin tukijärjestelmät toimivat eri kehotyypeillä. Synkronimekanismi, säädettävä ristiselän tuki ja istuinsyvyyden säätö ratkaisevat usein enemmän kuin verhoilumateriaali.
Käytännön esimerkki 25 hengen toimistosta
Tyypillinen tilanne: tamperelainen ohjelmistoyritys muuttaa uusiin tiloihin ja tarvitsee 25 sähköistä säätöpöytää ja yhtä monta työtuolia. Tarjouksia on kolmelta toimittajalta, ja hintaero kalleimman ja edullisimman tuolin välillä on noin 300 euroa kappaleelta.
Jokaiselta toimittajalta lainataan yksi tuoli ja yksi pöytä kahdeksi viikoksi. Kokeilussa käy usein niin, että edullisin tuoli saa parhaat ensiarviot, mutta toisella viikolla pidemmät käyttäjät huomaavat selkänojan jäävän liian matalaksi. Keskihintainen malli voittaa, koska sen istuinsyvyyttä voi säätää. Pöydistä taas löytyy usein yllätys: yhden mallin runko osuu jalkojen alle sijoitettavaan laatikostoon.
Kokeilu maksaa käytännössä muutaman tunnin henkilöstön aikaa. Ilman sitä yritys olisi voinut tilata 25 tuolia, jotka sopivat vain osalle käyttäjistä.
Suomalaiset erityispiirteet koekäytössä
Suomessa etä- ja hybridityö on yleisempää kuin useimmissa Euroopan maissa, ja se näkyy myös kokeilussa. Jos osa henkilöstöstä työskentelee kotona 2-3 päivää viikossa, sama tuolimalli voidaan hankkia myös kotitoimistoihin. Silloin koekäyttö kannattaa ulottaa myös kotioloihin, joissa tilaa on vähemmän ja pöytä on usein matalampi.
Pohjoinen valaistus on toinen tekijä. Marraskuussa kokeiltu kiiltävä pöytätaso voi heijastaa kattovalaisimien valoa näytön suuntaan, vaikka kesäkuun päivänvalossa ongelmaa ei huomaisi. Pimeän kauden koekäyttö paljastaa tällaiset häikäisyongelmat parhaiten.
Vastuullisuus vaikuttaa yhä useammin hankintaperusteisiin. Kotimaiset valmistajat kuten Martela, Isku ja Vepsäläinen tarjoavat myös kunnostettuja kalusteita, ja niiden mallikappaleita kannattaa pyytää samalla tavalla kuin uusien. Julkisella sektorilla, jossa Senaatti-kiinteistöt ohjaa valtion toimitilojen hankintoja, testauksen voi kirjata osaksi tarjouskilpailun arviointikriteerejä.
Koekäyttö koskee toimistokalusteita ja toimistotekniikkaa. Paperitavarat ja toimistopaperi hankitaan tavallisesti paperikaupoista, ja kodin huonekalut huonekaluliikkeistä.
Yleisimmät virheet mallikappaleiden kanssa
Testaajina on vain johto. Kun mallikappaleet päätyvät toimitusjohtajan ja talouspäällikön huoneisiin, arviointi kertoo kahden ihmisen mieltymyksistä. Testiryhmän pitää edustaa koko henkilöstöä.
Kalusteita ei säädetä ennen kokeilua. Ergonominen työtuoli ilman oikeita säätöjä tuntuu huonommalta kuin edullinen perustuoli. Toimittajan edustajan tai työterveyshuollon fysioterapeutin kannattaa käydä säädöt läpi testaajien kanssa ensimmäisenä päivänä.
Toimitusehdot unohtuvat. Mallikappale voi olla eri tuotantoerää kuin lopullinen tilaus. Kirjaa tarjouspyyntöön isoa hankintaa varten, että toimitettavien tuotteiden on vastattava testattua mallia värikoodeja, mekanismeja ja verhoilua myöten.
Milloin koekäytöstä ei ole hyötyä
Pienessä hankinnassa kokeilu ei aina kannata. Jos 1-3 hengen kotitoimistoon tarvitaan yksi kiinteä työpöytä ja arkistokaappi, näyttelykäynti ja palautusoikeus riittävät. Myöskään hyllyjärjestelmiä ja lukittavia kaappeja ei yleensä tarvitse koekäyttää, koska mitat ja kantavuus selviävät teknisistä tiedoista.
Kalusteiden kokeilusta on eniten hyötyä silloin, kun kaluste on käytössä koko työpäivän ja sen sopivuus riippuu käyttäjän kehosta. Näin on erityisesti työtuolien, satulatuolien ja säätöpöytien kohdalla.
UKK
Maksaako mallikappaleiden lainaaminen jotain?
Isoissa yritystilauksissa lainaus on usein maksuton, mutta kuljetuksesta voidaan periä 50-150 euroa. Jos tilausta ei synny, osa toimittajista laskuttaa noudon. Ehdot kannattaa sopia kirjallisesti etukäteen.
Kuinka pitkä koekäyttöjakson pitäisi olla?
Yhdelle käyttäjälle vähintään 5 työpäivää, koko testiryhmälle yhteensä 2-4 viikkoa. Lyhyemmässä ajassa pehmusteiden ja mekanismien ominaisuudet eivät tule esiin.
Voiko mallikappaleen ostaa itselleen kokeilun jälkeen?
Monesti voi, ja hinta on usein 20-40 % uutta edullisempi. Tarkista kuitenkin, kattaako takuu käytetyn mallikappaleen.
Yhteenveto
Mallikappaleiden kokeilu on yksi edullisimmista tavoista vähentää riskiä isossa kalustetilauksessa. Rajaa vaihtoehdot kahteen tai kolmeen, kokoa testiryhmä eripituisista käyttäjistä, varaa aikaa vähintään viikko per käyttäjä ja kirjaa tulokset ylös. Kun valinta on tehty, sovi samalla, miten kalusteiden asennus ja säätöjen läpikäynti hoidetaan, jotta koko henkilöstö pääsee hyötymään tuloksista ensimmäisestä työpäivästä alkaen.