Toimistokaupan suunnittelupalvelu ja 3D-pohjapiirros auttavat näkemään uuden toimiston ennen kuin yksikään säätöpöytä on tilattu tai seinään porattu reikää. Yrittäjälle, hankintapäällikölle ja toimitilamuutosta vetävälle henkilölle se tarkoittaa vähemmän arvailua, vähemmän palautuksia ja kalusteita, jotka mahtuvat tilaan myös käytännössä. Tämä artikkeli käy läpi, mitä palvelu sisältää, paljonko se maksaa, mitä siltä kannattaa vaatia ja missä 3D-kuva voi johtaa harhaan.
Mitä toimistokaupan suunnittelupalvelu käytännössä sisältää
Suunnittelupalvelu alkaa yleensä lähtötietojen keräämisellä. Toimistokauppa pyytää pohjapiirustuksen, henkilömäärän, työtapojen kuvauksen ja tiedon nykyisistä kalusteista, joita halutaan käyttää uudelleen. Isommissa kohteissa suunnittelija käy paikan päällä mittaamassa ja kuvaamassa tilan.
Tämän jälkeen syntyy 2D-pohjapiirros, johon kalusteet sijoitetaan oikeissa mitoissa. Siitä tehdään 3D-malli, jossa näkyvät työpöydät, työtuolit, säilytys, neuvotteluhuoneen pöytä ja usein myös materiaalit ja värit. Lopputuotteena asiakas saa kalusteluettelon, joka toimii suoraan tarjouksen pohjana.
Kotimaiset valmistajat kuten Martela, Isku ja Vepsäläinen tarjoavat suunnittelua osana kalustehankintaa, ja moni alueellinen jälleenmyyjä käyttää samoja työkaluja. Yleisiä ohjelmia ovat pCon.planner, jonka valmistajien tuotekirjastot sisältävät oikeat mitat, sekä AutoCAD ja SketchUp tilasuunnittelussa.
3D-pohjapiirros: mitä se paljastaa ja mitä ei
3D-pohjapiirroksen suurin hyöty on mittakaavan ymmärtäminen. Paperilla 160 x 80 cm työpöytä näyttää pieneltä, mutta kun mallissa näkyy kuuden pöydän ryhmä, tuolien vetovara ja kulkureitti arkistokaapille, ongelmat tulevat esiin heti. Tyypillinen havainto on, että työtuolin taakse jää alle metri tilaa, jolloin ohikulkija joutuu pyytämään istujaa siirtymään.
Malli ei kuitenkaan kerro kaikkea. Se ei näytä akustiikkaa, vedon tuntua ikkunan vieressä eikä sitä, miten marraskuun iltapäivän pimeys muuttaa työpisteen valaistustarvetta. Suomessa valoisaa aikaa on talvella vähän, joten ikkunan suunta ja yleisvalaistuksen sijoittelu kannattaa käydä läpi erikseen, vaikka renderöinti näyttäisi aurinkoiselta.
Kokenut suunnittelija katsoo mallista ensin kolme asiaa: pistorasioiden ja lattiakanavien paikat suhteessa sähkösäätöisiin työpöytiin, poistumisteiden leveydet sekä sen, osuuko säilytys sinne missä tavaraa oikeasti käsitellään.
Myytti: suunnittelupalvelu on aina ilmainen
Yleinen käsitys on, että toimistokaupan suunnittelu ei maksa mitään. Pitää osittain paikkansa. Moni liike tekee yksinkertaisen pohjapiirroksen veloituksetta, kun kalusteet ostetaan samasta paikasta, mutta kustannus sisältyy silloin kalusteiden katteeseen.
Erillisenä palveluna laskutettava suunnittelu maksaa tyypillisesti 60-120 €/h, ja 10-30 hengen pk-yrityksen toimiston kokonaissuunnitelma vie usein 10-30 tuntia. Jos suunnitelma tilataan erikseen ja kalusteet kilpailutetaan, asiakas saa vapaasti käytettävän suunnitelman. Ilmaisen suunnitelman tekijänoikeus ja käyttöoikeus jäävät usein liikkeelle, eikä sitä voi viedä toiselle toimittajalle hinnoiteltavaksi.
Kumpikaan malli ei ole väärä. Olennaista on tietää, kumpaa ostaa. Isommissa hankinnoissa erillinen suunnittelu ja tarjouspyyntö isoon hankintaan saman suunnitelman pohjalta tekevät tarjouksista aidosti vertailukelpoisia.
Eri kokoluokat tarvitsevat eri tasoista suunnittelua
1-3 hengen kotitoimistossa tai mikroyrityksessä täysi 3D-suunnitelma on harvoin tarpeen. Riittää, että mittaa huoneen, piirtää sen ruutupaperille tai ilmaiseen selainohjelmaan ja tarkistaa, että säätöpöytä mahtuu ylimpään asentoonsa ilman että näyttö osuu hyllyyn. Etätyössä työnantajan vastuu ergonomiasta Työturvallisuuslain nojalla ei edellytä arkkitehtisuunnitelmaa, vaan toimivaa työpistettä.
10-30 hengen toimistossa suunnittelupalvelu maksaa itsensä takaisin lähes aina. Mukaan tulee neuvotteluhuoneita, hiljaisia tiloja ja hybridityön vaatima vaihtuva työpistemäärä. Kun puolet henkilöstöstä on etänä keskimäärin 2-3 päivää viikossa, työpisteitä ei tarvita jokaiselle, ja oikein mitoitettu suhdeluku voi säästää useita neliöitä vuokrasta.
100+ hengen yrityskampuksella suunnittelu on oma projektinsa, johon osallistuvat sisustusarkkitehti, LVI- ja sähkösuunnittelija sekä usein kiinteistön omistaja. Julkisella puolella Senaatti-kiinteistöjen työympäristöohjeet ohjaavat tilaratkaisuja ja hankintoja, ja yksityisissä kohteissa vastuullisuuskriteerit, kuten käytettyjen kalusteiden osuus, kirjataan yhä useammin jo suunnittelun lähtötietoihin.
Näin valmistaudut suunnittelupalaveriin
Hyvä suunnitelma syntyy hyvistä lähtötiedoista. Ammattilainen aloittaa kysymällä, miten ihmiset tekevät työtä, ei sitä, montako pöytää halutaan. Ennen ensimmäistä palaveria kannattaa koota seuraavat tiedot:
– Ajantasainen pohjapiirustus mittoineen sekä tieto sähkö- ja datapisteistä
– Henkilömäärä nyt ja arvio 3-5 vuoden päähän
– Läsnäoloaste: montako ihmistä on toimistolla tavallisena tiistaina
– Säilytettävä kalusto, kuten arkistokaapit tai hyväkuntoiset työtuolit
– Budjetti haarukkana ja toivottu valmistumispäivä
Aikataulu kannattaa ottaa mukaan jo tässä vaiheessa, koska suunnitelman hyväksyminen, kalustetoimitukset ja asennuksen aikataulu uuteen toimistoon riippuvat toisistaan. Valmistajien toimitusajat ovat usein 4-8 viikkoa, joten suunnitelman pitää olla lukittu hyvissä ajoin ennen muuttopäivää.
Yleisimmät virheet suunnittelupalvelun käytössä
Hyväksytään kaunis renderöinti tarkistamatta mittoja. 3D-kuva myy, mutta päätös pitää tehdä 2D-pohjapiirroksen perusteella. Tarkista kulkureittien leveys: päävälien olisi hyvä olla vähintään 120 cm, ja esteettömässä tilassa pyörätuolin kääntymiseen tarvitaan halkaisijaltaan 150 cm vapaa ala.
Akustiikka unohtuu kokonaan. Avotilaan suunniteltu tiivis pöytäryhmä näyttää tehokkaalta, mutta ilman ääntä vaimentavia ratkaisuja puhelut ja Teams-palaverit häiritsevät koko kerrosta. Pyydä suunnittelijaa merkitsemään malliin myös akustiset paneelit ja äänieristyselementit.
Suunnitelma tehdään yhdestä tuotemallistosta. Valmistajan oma suunnittelija käyttää luonnollisesti oman valikoimansa tuotteita. Se on täysin hyväksyttävää, mutta kannattaa kysyä, voiko suunnitelmaan sisällyttää käytettyjä tai toisen valmistajan kalusteita, jos ne sopivat paremmin tarpeeseen tai budjettiin.
Rajatapauksena kannattaa mainita vuokratilat, joissa vuokrasopimus rajoittaa kiinteitä asennuksia. Silloin paraskin suunnitelma kaatuu, jos siinä oletetaan lattiaan upotetut sähkörasiat. Tarkista vuokranantajan ehdot ennen kuin suunnittelijalle annetaan vapaat kädet.
Suunnittelupalvelu kattaa toimistokalusteet ja -tekniikan. Toimistopaperit ja paperitavarat hankitaan tyypillisesti paperikaupoista, ja kodin muut huonekalut huonekaluliikkeistä, joten niitä ei kannata odottaa samaan suunnitelmaan.
UKK
Paljonko toimistokaupan suunnittelupalvelu maksaa?
Yksinkertainen pohjapiirros on usein maksuton kalusteostojen yhteydessä. Erillisenä palveluna suunnittelu maksaa tyypillisesti 60-120 €/h, ja pk-yrityksen toimiston suunnitelma vie noin 10-30 tuntia.
Saako 3D-pohjapiirroksen viedä toiseen toimistokauppaan kilpailutettavaksi?
Riippuu sopimuksesta. Maksuttoman suunnitelman käyttöoikeus jää usein tekijälle, kun taas erikseen ostettu suunnitelma on yleensä asiakkaan vapaasti käytettävissä. Sovi asiasta kirjallisesti ennen työn aloittamista.
Kuinka kauan suunnitelman tekeminen kestää?
Pienen toimiston luonnos valmistuu usein 1-2 viikossa. 10-30 hengen kohteessa kommenttikierroksineen kuluu tyypillisesti 2-4 viikkoa, ja isoissa kampusprojekteissa suunnittelu kestää kuukausia.
Suunnitelma kannattaa käyttää työkaluna, ei esitteenä
Toimistokaupan suunnittelupalvelu ja 3D-pohjapiirros ovat arvokkaimmillaan, kun niitä käytetään päätösten testaamiseen eikä pelkkänä myyntikuvana. Hanki hyvät lähtötiedot, tarkista mitat 2D-piirroksesta, ota akustiikka ja valaistus mukaan ja selvitä suunnitelman käyttöoikeus ennen kuin hyväksyt sen. Kun malli käydään läpi yhdessä niiden ihmisten kanssa, jotka tilassa oikeasti työskentelevät, suurin osa kalliista virheistä jää kuvaan eikä toteutuu toimistossa.