Käytettyjen toimistokalusteiden kysyntä on kasvanut selvästi viime vuosina, kun yritysten hankintapäätöksissä painaa yhä enemmän vastuullisuus eikä pelkkä hinta. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kestävä kehitys tarkoittaa käytännössä toimistokalusteiden hankinnassa, milloin kunnostettu kalustus on järkevä valinta ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota ennen ostopäätöstä.
Miksi käytetyt toimistokalusteet ovat kestävän kehityksen kannalta järkeviä
Toimistotuolin tai työpöydän valmistus kuluttaa raaka-aineita, energiaa ja kuljetuskapasiteettia riippumatta siitä, päätyykö tuote lopulta käyttöön kymmeneksi vuodeksi vai kahdeksi. Kun laadukas kalliokivi jää käyttämättä hankalan taloustilanteen tai toimiston lakkautuksen takia, tuote itsessään ei ole huonompi – se on vain vaihtanut omistajaa liian aikaisin. Martelan tai Iskun 2000-luvun alun työtuoli voi olla rakenteeltaan yhtä tukeva kuin uusi, jos kaasujousi ja verhoilu on huollettu ajallaan.
Hiilijalanjäljen näkökulmasta suurin osa toimistokalusteen ympäristövaikutuksesta syntyy valmistusvaiheessa, ei käytön aikana. Tästä syystä yhden työtuolin käyttöiän pidentäminen 5 vuodesta 10 vuoteen leikkaa sen vuosikohtaista ympäristövaikutusta suoraan puoleen. Isoissa hankinnoissa, esimerkiksi 100 hengen toimiston kalustamisessa, tällä on jo mitattava vaikutus yrityksen omaan päästölaskentaan.
Yleinen väärinkäsitys: käytetty tarkoittaa kulunutta tai epäergonomista
Moni yrittäjä olettaa, että käytetyt kalusteet ovat automaattisesti huonommassa kunnossa tai vanhentunutta mallistoa. Todellisuudessa suuri osa markkinoille tulevista käytetyistä toimistokalusteista on peräisin konkurssipesistä, muutoista tai toimistojen pienentämisistä – ei kulumisesta. Kalustaja, joka ostaa erän 3 vuotta vanhoja säätöpöytiä konkurssihuutokaupasta, saa usein tuotteita, joita on käytetty vasta muutama tuhat käyttötuntia.
Ergonomian kannalta tilanne on jopa päinvastainen kuin moni luulee. 2010-luvun jälkipuoliskolla valmistetut ergonomiset työtuolit täyttävät jo nykyiset Työterveyslaitoksen suositukset istuinkorkeuden, selkätuen ja käsinojien säädettävyydestä. Ergonomisen työtuolin ominaisuuksia kannattaa silti tarkistaa tapauskohtaisesti, sillä säätövara ja tukijärjestelmät vaihtelevat mallien välillä huomattavasti.
Mitä kunnostusprosessissa oikeasti tapahtuu
Ammattimainen kalusteiden kunnostus ei tarkoita pelkkää pyyhkimistä. Prosessiin kuuluu tyypillisesti rungon rakenteellinen tarkistus, kaasujousien ja rullien vaihto tarvittaessa, verhoilun uusiminen tai puhdistus, sekä sähkösäätöpöytien osalta moottorin ja ohjauselektroniikan testaus. Käytettyjen kalusteiden kunnostuksesta löytyy tarkempi kuvaus siitä, mitä eri kunnostustasot pitävät sisällään.
Hintahaitari kertoo paljon kunnostuksen laadusta. Pelkkä puhdistettu ja tarkistettu tuoli voi maksua 40–80 €, kun taas kokonaan uudelleenverhoiltu ja mekaanisesti huollettu ergonominen tuoli asettuu usein 150–300 euron haarukkaan. Uutena vastaava premium-tuoli, esimerkiksi tunnetun valmistajan malli, maksaa helposti 500–900 €. Säätöpöydissä kunnostettu sähkösäätöinen pöytä löytyy tyypillisesti 250–450 euron hintaan, kun uusi vastaava maksaa 600–1200 €.
Milloin käytetty kalustus ei ole oikea ratkaisu
Kaikkeen käytetty ei sovi. Toimistotekniikassa – kopiokoneissa, tulostimissa ja skannereissa – käytettynä ostaminen on riskialttiimpaa, koska kuluvat osat kuten rummut ja tulostuspäät heikkenevät käyttötuntien myötä eikä jäljellä olevaa käyttöikää voi aina arvioida luotettavasti. Jos toimistoon tarvitaan esimerkiksi uusi tulostin, takuun ja huoltosopimuksen puuttuminen voi tulla pitkässä juoksussa kalliimmaksi kuin uuden laitteen hankinta.
Myös kokoluokan kasvaessa käytettyjen kalusteiden yhtenäisyys voi olla ongelma. 100 hengen yrityskampuksella visuaalinen yhtenäisyys ja kaikkien työpisteiden samankaltaiset säätöominaisuudet helpottavat huoltoa ja henkilöstön liikkuvuutta talon sisällä – tällöin täysin uusi, yhtenäinen kalustesarja voi olla perustellumpi valinta kuin sekalainen käytettyjen kokoelma. Pienelle, 1–3 hengen kotitoimistolle taas käytetty kalustus sopii lähes aina erinomaisesti, koska yhtenäisyydellä ei ole samaa merkitystä.
Yleisimmät virheet käytettyjä kalusteita hankittaessa
Ensimmäinen virhe on säätöpöydän oston yhteydessä unohtaa testata moottorin ääni ja nostonopeus paikan päällä. Kuluva moottori voi näyttää päällisin puolin toimivalta, mutta pitää epätavallista ääntä tai nostaa hitaasti kuormitettuna – tästä kannattaa lukea tarkemmin käytetyn säätöpöydän tarkistuksesta ennen ostoa.
Toinen yleinen virhe on kaapistojen ja arkistokaappien lukkojen toimivuuden jättäminen tarkistamatta. Etenkin lukittavissa säilytyskaapeissa avainten puuttuminen tai lukkopesän kuluminen paljastuu usein vasta kun kaappi on jo toimitettu paikalleen.
Kolmas virhe on kuljetuskustannusten aliarviointi. Käytetty kalustus on usein hajautunut eri myyjille eri paikkakunnille, jolloin useasta lähteestä kerätyn erän kuljetus toimitukseen voi nostaa kokonaishintaa yllättävän paljon, jos sitä ei ole laskettu mukaan etukäteen.
Kestävän kehityksen huomiointi hankintakriteereissä
Yhä useampi yritys sisällyttää kestävän kehityksen kriteerit muodollisesti hankintaprosessiinsa, ei vain epävirallisena toiveena. Isommassa hankinnassa tämä kannattaa kirjata suoraan tarjouspyyntöön: esimerkiksi vaatimus, että tietty osuus kalustuksesta on kunnostettua tai kierrätettyä, tai että toimittaja pystyy osoittamaan kalusteiden alkuperän. Toimistokaupan tarjouspyyntö isoon hankintaan -käytännöissä tämä näkyy nykyään yhä useammin omana kohtanaan.
Julkisella sektorilla, kuten Senaatti-kiinteistöjen hallinnoimissa toimitiloissa, kestävän kehityksen kriteerit ovat jo pitkälti vakiintuneita osaksi kalustehankintoja. Yksityisellä puolella kehitys on ollut nopeampaa viimeisen 3–4 vuoden aikana, kun ESG-raportointivelvoitteet ovat tulleet osaksi yhä useamman keskisuuren yrityksen arkea.
Usein kysyttyä
Kestääkö käytetty sähkösäätöinen työpöytä yhtä pitkään kuin uusi?
Kyllä, jos moottori ja runko on tarkistettu ennen myyntiä. Sähkösäätöpöydän mekaaninen kestoikä on tyypillisesti 10–15 vuotta, ja 3–5 vuotta vanha pöytä on usein vasta puolivälissä käyttöikäänsä. Kannattaa kuitenkin aina pyytää näyttö moottorin toiminnasta kuormitettuna.
Onko käytettyjen kalusteiden hankinnassa jotain verotuksellista etua?
Ei suoraan toimistokalusteiden osalta – kotitalousvähennys koskee ainoastaan tiettyjä asennus- ja kuljetustöitä, ei itse kalusteen hankintahintaa. Yrityksille kalustehankinnat käsitellään normaalisti poistoina käyttöomaisuudesta riippumatta siitä, onko kalustus uutta vai käytettyä.
Voiko käytetyistä kalusteista rakentaa ergonomisesti toimivan kokonaisuuden?
Kyllä, kunhan tuoli, pöytä ja lisätarvikkeet valitaan yhdessä eikä erikseen. Esimerkiksi kunnostettu ergonominen työtuoli yhdistettynä käytettyyn sähkösäätöiseen pöytään ja tarvittaessa niska- ja rannetukiin täyttää Työturvallisuuslain vaatimukset siinä missä uusikin kalustus.
Yhteenveto
Käytetty ja kunnostettu toimistokalustus on useimmiten sekä ekologisesti että taloudellisesti perusteltu valinta, kunhan ostaja tietää mitä tarkistaa. Suurin virhe ei ole käytetyn kalusteen ostaminen sinänsä, vaan sen ostaminen ilman kunnollista tarkastusta tai ilman selvyyttä kunnostuksen tasosta. Kun tuoli, pöytä tai kaappi on tarkistettu huolella ja hankittu luotettavalta myyjältä, käyttöikä jatkuu usein yhtä pitkään kuin uudellakin tuotteella – ja ympäristövaikutus jää murto-osaan.