Monikäyttötulostin on pienen toimiston arjessa se laite, joka joko helpottaa jokaista työpäivää tai muuttuu jatkuvaksi ärsytyksen aiheeksi – riippuu täysin siitä, miten valinta tehdään. Kun tila on rajallinen ja budjetti tiukka, kannattaa tietää tarkalleen mitä ominaisuuksia oikeasti tarvitsee ja mitä vaihtoehtoja monikäyttölaitteelle on olemassa.
Mitä monikäyttötulostin tarkoittaa käytännössä
Monikäyttötulostin eli monitoimitulostin yhdistää yhteen laitteeseen tulostuksen, kopioinnin, skannauksen ja usein myös faksin. Ajatus on yksinkertainen: yksi laite korvaa neljä erillistä, mikä säästää sekä pöytätilaa että sähköä. Pienessä 1–10 hengen toimistossa tämä on usein järkevin ratkaisu, koska erilliset laitteet veisivät kohtuuttoman suuren osan käytettävissä olevasta neliömäärästä.
On kuitenkin hyvä ymmärtää, että ”monikäyttö” ei tarkoita samaa tasoa jokaisessa toiminnossa. Moni laite tulostaa erinomaisesti mutta skannaa hitaasti, tai kopiointi toimii hyvin mutta dokumenttien syöttö automaattisyöttölaitteesta jumittuu jatkuvasti. Kannattaa lukea käyttäjäarvioita nimenomaan sen toiminnon osalta, jota käytetään eniten.
Milloin monikäyttölaite on oikea valinta pienelle toimistolle
Monikäyttötulostin kannattaa, kun toimistossa tarvitaan säännöllisesti sekä tulostusta että skannausta – esimerkiksi laskutusta, sopimusten allekirjoitusta tai asiakasdokumenttien arkistointia varten. Kahden hengen mikroyrityksessä ja 10–30 hengen pk-toimistossa yksi keskitason monitoimilaite riittää yleensä kattamaan koko tiimin tarpeet, kunhan tulostusmäärät pysyvät kohtuullisina.
Jos toimistossa tulostetaan päivittäin satoja sivuja tai tarvitaan erityisen nopeaa värilaatua esimerkiksi markkinointimateriaaleihin, kannattaa harkita erillistä ammattilaiskäytön laserkopiokonetta ja kevyempää tulostinta työpisteille. Tässä kohtaa hyötysuhde kääntyy: yksi raskaasti kuormitettu monitoimilaite kuluu nopeasti ja aiheuttaa seisokkeja juuri silloin kun sitä tarvitaan eniten.
Yleinen väärinkäsitys: kodin monitoimilaite riittää toimistoonkin
Yksi yleisimmistä virheistä pienissä toimistoissa on hankkia kotikäyttöön suunniteltu mustesuihkulaite, koska se on halpa ja tuttu. Kotitoimistokoneet on mitoitettu muutamalle kymmenelle tulostukselle viikossa, ei usean käyttäjän päivittäiselle kuormitukselle. Tulostuspäät tukkeutuvat, mustepatruunat loppuvat kesken kiireisen työpäivän ja laite ei kestä jatkuvaa käyttöä yhtä hyvin kuin toimistokäyttöön suunniteltu malli.
Todellisuudessa toimistokäyttöön tarkoitettu laite maksaa itsensä takaisin luotettavuudella ja pienemmillä sivukohtaisilla kustannuksilla, vaikka hankintahinta onkin korkeampi. Jos kotitoimisto on vasta rakenteilla, kannattaa katsoa myös kokonaisuutta – kotitoimiston perustaminen pieneen tilaan vaatii usein muutakin suunnittelua kuin pelkän tulostimen valinnan.
Monikäyttötulostimen vaihtoehdot pieneen toimistoon
Kaikkien ei kannata hankkia yhtä isoa monitoimilaitetta. Vaihtoehtoja kannattaa punnita tarpeen mukaan:
Erillinen lasertulostin ja pieni dokumenttiskanneri sopii toimistoon, jossa skannataan paljon mutta tulostetaan vähän – esimerkiksi kirjanpitotoimistoon, jossa kuitit ja laskut digitoidaan järjestelmällisesti. Kevyt mustesuihkutulostin yksittäiselle työpisteelle toimii, kun suurin osa tulostuksesta hoidetaan keskitetysti yhdellä isommalla laitteella ja työpisteelle riittää vain satunnainen tuloste.
Pilvipohjainen tulostusratkaisu ilman omaa laitetta on kasvava vaihtoehto etätyöpainotteisessa toimistossa, jossa suurin osa dokumenteista pysyy digitaalisena eikä paperitulosteita juuri tarvita. Vuokrattu tai leasing-monitoimilaite huolto- ja mustesopimuksella sopii toimistoille, jotka haluavat välttää yllättäviä korjauskuluja ja ennakoida kustannukset tasaisesti kuukausittain.
Muste vai laser – ratkaiseva kysymys pienelle toimistolle
Muste- ja laserteknologian välinen valinta vaikuttaa suoraan siihen, kuinka hyvin monikäyttölaite palvelee toimistoa pitkällä aikavälillä. Lasertulostin on yleensä parempi valinta, kun tulostusmäärät ovat suuria ja teksti hallitsee sisältöä, kun taas mustesuihkulaite voi olla perusteltu, jos tarvitaan satunnaisesti laadukasta värituloste. Aihetta on käsitelty tarkemmin artikkelissa tulostimen valinta yritykselle – muste vai laser, jossa käydään läpi molempien teknologioiden käyttökustannukset yksityiskohtaisemmin.
Monikäyttötulostimissa suurin osa toimistomalleista perustuu laserteknologiaan juuri kestävyyden ja edullisemman sivuhinnan takia. Tämä kannattaa pitää mielessä, jos ensivaikutelma laitteesta perustuu pelkkään hankintahintaan.
Hintaluokat ja mitä niistä saa
Perustason monikäyttölaite sopii 1–5 hengen toimistoon ja maksaa muutamia satoja euroja, mutta sen kestävyys ja tulostusnopeus ovat rajallisia. Keskitason laite 10–30 hengen toimistoon kestää päivittäisen kuormituksen paremmin ja sisältää usein automaattisen kaksipuolistulostuksen sekä nopeamman skannerin.
Ammattilaiskäytön ja premium-luokan laitteet on suunniteltu suurempaan käyttäjämäärään ja jatkuvaan kuormitukseen, ja niihin liittyy usein huoltosopimus sekä etähallintaominaisuudet IT-osastolle. Isommissa 100+ hengen yrityskampuksissa monitoimilaitteita sijoitetaan yleensä useita eri kerroksiin tai osastoille, jolloin yksittäisen laitteen kuormitus pysyy kohtuullisena.
Skannaus ja arkistointi osana valintaa
Monikäyttötulostimen skannausominaisuus liittyy usein suoraan siihen, miten toimisto hoitaa arkistoinnin. Jos tavoitteena on siirtyä paperiarkistosta digitaaliseen dokumentinhallintaan, kannattaa varmistaa, että laite tukee suoraa skannausta pilvipalveluun tai verkkolevylle eikä vaadi erillistä tietokonetta jokaista skannausta varten. Arkistoinnin kokonaisuutta – sekä paperisen että digitaalisen aineiston osalta – on käsitelty artikkelissa arkistointiratkaisut paperille ja digitaaliselle.
On myös hyvä muistaa, että itse toimistopaperi ja muut paperitavarat kuuluvat erikseen paperikauppojen valikoimaan, eivät toimistokalusteita ja -tekniikkaa myyvien liikkeiden ydinvalikoimaan. Samoin kodin huonekalut kannattaa hankkia huonekaluliikkeistä – toimistokaupat keskittyvät nimenomaan työympäristöön suunniteltuihin ratkaisuihin.
UKK
Kannattaako pienelle toimistolle hankkia yksi iso monikäyttölaite vai useampi pienempi?
Se riippuu käyttömääristä. Jos tulostus- ja skannaustarve jakautuu tasaisesti koko päivän ajalle, yksi keskitason monitoimilaite riittää hyvin. Jos kuormitus keskittyy tiettyihin hetkiin, kuten kuukauden vaihteen laskutukseen, kannattaa harkita toista kevyempää varalaitetta ruuhkahuippujen tasaamiseksi.
Onko leasing-sopimus järkevä pienelle toimistolle?
Leasing sopii erityisesti toimistoille, jotka haluavat ennakoitavat kuukausikustannukset ja välttää yllättäviä huoltolaskuja. Omistaminen taas voi olla edullisempaa pitkällä aikavälillä, jos laitetta käytetään maltillisesti ja huolletaan säännöllisesti.
Kuinka usein monikäyttötulostimen kannattaa huoltaa toimistokäytössä?
Toimistokäytössä oleva laite kannattaa huoltaa vähintään kerran vuodessa, ja rummun sekä muiden kuluvien osien vaihtoväli riippuu suoraan tulostusmääristä. Säännöllinen huolto ehkäisee tehokkaasti yllättäviä käyttökatkoja kiireisimpinä työpäivinä.
Yhteenveto
Oikean monikäyttötulostimen valinta pieneen toimistoon lähtee liikkeelle todellisista käyttömääristä, ei hankintahinnasta. Kun tulostus-, kopiointi- ja skannaustarpeet on kartoitettu realistisesti, on helpompi valita joko yksi keskitason monitoimilaite tai yhdistelmä erillisiä, kevyempiä laitteita. Paikallinen toimistokauppa osaa yleensä myös arvioida käyttömäärien perusteella, kannattaako laite ostaa vai vuokrata, ja mikä huoltoväli sopii juuri kyseisen toimiston tarpeisiin.
